WET TER BESCHERMING VAN DE KLOKKENLUIDERS
Publicatie Belgisch Staatsblad, dd 2022-12-15, numac 2022042980
Binnen Belgotex gaan wij ervan uit dat ethisch, duurzaam en transparant ondernemen loont. Wij wensen deze ambitie zelf te realiseren en verwachten eenzelfde houding van al onze professionele partners. Om die reden willen wij met dit document (hierna de ‘Whistleblower Policy’) elke persoon die in een werkgerelateerde context kennis neemt van wantoestanden binnen Belgotex de mogelijkheid geven dit vertrouwelijk te melden.
Op deze manier beogen wij niet alleen tegemoet te komen aan bepaalde wettelijke verplichtingen, maar eveneens een beleid uit te stippelen dat gericht is op dit ethisch, duurzaam en transparant ondernemerschap in het algemeen en de bestrijding van fraude en andere wanpraktijken in het bijzonder.
Onze Whistleblower Policy is van kracht sinds 1 april 2023 en werd voor het laatst gewijzigd op 10 oktober 2023
IDENTIFICATIE : inbreuken die betrekking hebben op
- overheidsopdrachten;
- financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
- productveiligheid en productconformiteit;
- veiligheid van het vervoer;
- bescherming van het milieu;
- stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
- veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
- volksgezondheid;
- consumentenbescherming;
- bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
- bestrijding van belastingfraude;
- sociale fraudebestrijding.
PROCEDURE :
- Contactname : Mondeling ter plaatse bij Leen Raes, schriftelijk per mail via [email protected] of via de brievenbus (onder gesloten omslag tav klokkenluider)
- Ontvangstbevestiging : binnen 7d na melding
- Aanwijzing meldingsbeheerder
- Opvolging en eventuele actie
- Feedback binnen 3 maanden na melding
VERTROUWELIJKHEID en BESCHERMING
De identiteit van de melder mag in geen geval zonder diens vrije en uitdrukkelijke toestemming worden bekendgemaakt aan anderen dan de gemachtigde personeelsleden die bevoegd zijn voor de ontvangst of de opvolging van meldingen. Dit geldt ook voor alle andere informatie waaruit de identiteit van de melder direct of indirect kan worden afgeleid, behoudens de uitzonderingen bij wet bepaald.
De Whistleblower Officer is het aanspreekpunt en vertrouwenspersoon van een (potentiële) melder en is in die hoedanigheid bevoegd om algemene vragen te beantwoorden over deze Whistleblower Policy (indien men bv. overweegt tot melding over te gaan kan vrijblijvend advies worden gevraagd), een effectieve melding te ontvangen en op te volgen, de communicatie met de melder te onderhouden, hem indien nodig om bijkomende informatie te verzoeken en finaal feedback te verstrekken.
Vertrouwelijke meldingen bij voorkeur per [email protected] via een anoniem mailadres
Klokkenluiders mogen geen nadelige behandeling ondervinden als gevolg van het uiten van een bezorgdheid.
Persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de Whistleblower Officer of personen gehouden tot eenzelfde geheimhoudingsplicht. Zij worden verwerkt conform de wettelijke verplichtingen en de binnen ons bedrijf geldende Privacy Policy en kunnen enkel aangewend worden in het kader van deze Whistleblower Policy.
Onder voorbehoud van andere wettelijke verplichtingen, worden persoonsgegevens omtrent meldingen die ongegrond blijken, uiterlijk 2 maanden na het geven van de voormelde feedback verwijderd.